Zur einfacheren Kommunikation und Datenverwaltung möchte der Verein den Vorstand mit Microsoft 365-Accounts ausstatten. Damit ist es uns möglich Microsoft Teams (Download), OneDrive und Outlook als Kommunikationsmittel zu nutzen. Wir können so eine einfache Platform für E-Mail,  Besprechungen, Dokumenten- und Bilderspeicher nutzen.

 
 

Falls es Fragen und Anregungen zu Microsoft 365 gibt, diese bitte an admin@sverdbach.de senden.

 

Im Folgenden wird die Einrichtung und Benutzung des Accounts beschrieben:

Inhalt

  1. Einrichtung des Accounts
  2. Benutzung von Microsoft Teams
  3. Benutzung von Outlook

1. Einrichtungen

Jeder bekommt eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Diese bestehen aus einer E-Mail-Adresse (vorname.nachname@sverdbach.de) und einem vorläufigem Kennwort.

Mit diesen Zugangsdaten kann man sich dann bei Microsoft Teams und outlook.live.com anmelden.

Bei der ersten Anmeldung kann es sein, dass man dazu aufgefordert wird sein Kennwort zu ändern.

Außerdem wird eine zweite Authentifizierungsmethode eingerichtet, damit man das Kennwort zurücksetzen kann, falls man es vergessen hat. Man hat die Wahl zwischen der kostenlosen Microsoft Authenticator-App (Download) oder einer SMS-Benachrichtigung. Man erhält dann einen Code, den man eingeben muss.

ACHTUNG: Bitte bei der Frage Verwalten meines Gerätes durch meine Organisation zulassen den Haken abwählen, da es sonst zu Fehlern kommen kann.

Bitte abwählen!

2. Benutzung von Microsoft Teams

Microsoft Teams kann wahlweise im Browser (Link) als Desktopprogramm (Download) für Windows oder Mac oder als App fürs Smartphone verwendet werden.

ACHTUNG: Leider funktioniert Teams nicht mit den Browsern Mozilla Firefox und Apple Safari.

Bei Microsoft Teams sind schon mehrere Teams eingerichtet (Vorstand, Jugendleiter, …). Es können bei Bedarf auch weitere Teams angelegt werden. Auf die Dateien und Nachrichten sowie die Videokonferenzen innerhalb eines Teams können nur die Teammitglieder zugreifen. Dadurch ist es möglich, wichtige Dokumente nur einer bestimmten Gruppe zugänglich zu machen.

Auch können über Microsoft Teams Videokonferenzen geplant und durchgeführt werden. Es können auch Personen ohne Microsoft-Account mit einem Link eingeladen werden.

3. Benutzung von Outlook

Jeder Benutzer erhält eine E-Mail-Adresse, die von außen erreichbar ist. Die E-Mails können unter outlook.live.com eingesehen werden.

3.1  E-Mails auf privaten Account weiterleiten:
  1. Outlook.live.com im Browser öffnen.
  2. Auf das Zahnradsymbol oben rechts klicken.
  3. Im jetzt geöffneten Fenster unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen klicken.
  4. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort in der Mitte auf Weiterleitung klicken.
  5. Dann den Hafen bei Weiterleitung aktivieren setzen und die eigene E-Mail-Adresse in das Feld darunter eintragen.
  6. Ich empfehle auch den Haken bei Kopie weitergeleiteter Nachrichten beibehalten zu setzen.
  7. Dann auf Speichern klicken.
3.2  Outlook Gruppen:

Die bisherigen E-Mail-Adressen (z. B. sv@erdbach.com) werden nach und nach auf das neue System umgestellt. Die Benutzer die bisher in einem solchen Verteiler waren, werden jetzt in Outlook-Gruppen zusammengefügt. Deshalb ist es wichtig, die E-Mails auf eine private E-Mail-Adresse weiterzuleiten, wenn man dieses Postfach nicht zusätzlich verfolgen möchte. Siehe dafür Punkt 3.1.